DripBack Modul M103 · Tier BESTAND

Mahnwesen-Automation KMU

Automatisches Mahnwesen in 3 Stufen (freundlich · förmlich · letzte Mahnung) mit DATEV-Anbindung, Eskalations-Routing an Inkasso oder Anwalt sowie Tonalitäts-Steuerung pro Kundengruppe.

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Preis: ab 999 €/Mo · Pro 1.999 · Enterprise 3.999 · Setup 3.500-9.500 € · DATEV-Connector +500 € einmalig Zielgruppe: KMU mit ≥30 offenen Posten/Monat · Handwerk · IT-Dienstleister · Agenturen · Steuerkanzleien Förderung: BAFA Modul 4 (50% für KMU <250 MA) · Digitalbonus NRW.MIKRO bei Erstdigitalisierung der Buchhaltung

Warum dieses Modul

Mahnungen werden manuell verschleppt, jeder Tag DSO kostet KMU bares Geld. Bestehende Tools wie KLEVERBILL laufen Cloud-only und sind für viele DSGVO-sensible Branchen nicht passend.

Verbesserung: DSO -8 bis -15 Tage · Mahn-Erstellung 30min/Wo statt 4-6h · 0 vergessene Mahnstufen · Anwalts-Eskalation getriggert ohne Sek-Aufwand

Konkretes Beispiel

IT-Dienstleister Bielefeld (14 MA): vorher 80 offene Posten >30 Tage, nach 6 Wochen DripBack-Mahnwesen 22 offene Posten. DSO von 47 auf 33 Tage. Eingesparter Cashflow ~85k €.

Wie es technisch funktioniert

qwen2.5:14b für Tonalitäts-Stufen lokal · DATEV-XML-Schnittstelle · Lexware/sevDesk-API-Adapter · Eskalations-Engine mit konfigurierbaren Schwellen (Tage, Betrag, Kundengruppe) · Audit-Log On-Premise.

Workflow

Vorher: Buchhalter exportiert OPOS aus DATEV, sortiert in Excel, schreibt Mahnungen einzeln, vergisst Stufe 2 oder 3. Nachher: DripBack liest OPOS automatisch, generiert Mahn-Entwurf in passender Tonalität, Buchhalter prüft 2 Klicks, AI versendet via Mail oder Brief-Drucker, Eskalation an Anwalt auto getriggert.

Setup & Daten

Setup-Aufwand: Woche 1 DATEV/Lexware-Connect. Woche 2 Tonalitäts-Templates pro Kundengruppe trainieren. Woche 3 Pilot mit 20% der OPOS und Buchhalter-Review. Woche 4 Go-Live komplett.

Was wir von Ihnen brauchen: OPOS-Liste der letzten 12 Monate · Standard-Mahn-Texte sofern vorhanden · Kundengruppen-Klassifikation (B2B Großkunde, B2B KMU, Privat) · Anwalts-/Inkasso-Eskalationsregeln.

Edge-Cases (die wir bereits gesehen haben)

Reklamierte Rechnung im OPOS · Stundungs-Vereinbarung läuft · Insolvenz-Antrag des Kunden · Skonto-Rückzug bei verspäteter Zahlung · Ausland-Mahnung mit englischer Tonalität

Häufige Einwände

Was passiert wenn die AI eine bereits bezahlte Rechnung anmahnt?

OPOS-Sync läuft täglich, vor jedem Mahn-Versand wird OPOS-Status erneut geprüft. Zusätzlich greift ein Confidence-Threshold: bei Sync-Konflikt landet die Mahnung im Buchhalter-Review statt direkt im Versand.

Wir nutzen DATEV Unternehmen Online, geht das?

Ja. Wir unterstützen DATEV-XML-Export, DATEV-Rechnungswesen Pro und DATEV Unternehmen Online. Für Lexware Office, sevDesk und Buchhaltungsbutler haben wir vorgefertigte Adapter.

KLEVERBILL kostet weniger als 50 € im Monat, warum DripBack?

KLEVERBILL ist Cloud-only und für Steuerkanzleien, Healthcare oder Anwälte oft nicht DSGVO-konform einsetzbar. DripBack läuft On-Premise oder im deutschen Rechenzentrum mit AVV, Tonalitäts-Anpassung pro Kundengruppe und konfigurierbarer Eskalation an Ihre Hausanwälte.

Was wenn ein Kunde eine Stundungs-Vereinbarung hat?

Stundungen werden als Sperr-Flag im OPOS markiert oder direkt in DripBack hinterlegt mit Laufzeit. Die AI mahnt nicht, sondern reaktiviert die Mahnstufe nach Ende der Stundungsfrist automatisch.

Nächster Schritt

30-min Discovery-Termin klärt ob M103 Mahnwesen-Automation KMU für Ihren Workflow passt.

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